Work Breakdown Structure – Deel 2

Mijn eerste serie publicaties gaat over de structuur waar MS Project mee werkt, onafhankelijk welke versie wordt gebruikt: de Work Breakdown Structure (of in het kort: de WBS).

Onderdelen van de WBS

In de vorige publicatie had ik de definitie gegeven van een project. Hieruit bleek dat een goede duidelijke structuur gewenst is. Gelukkig hebben we een dergelijke structuur tot onze beschikking in MS Project.

Een goede structuur in een project bestaat uit fasen, taken en mijlpalen. In de nieuwste versie van MS Project (2010) hebben we een aparte groep in het lint: invoegen (Nederlandse versie), insert (Engelse versie). Deze groep is te vinden onder de tap Taak/Task.

In vorige versies van MS Project was het invoegen van een taak de enige rechtstreekse mogelijkheid. Een samenvattingstaak werd gemaakt door de onderliggende taken te laten inspringen en een mijlpaal werd gemaakt door de duur van een taak op 0 (minuten dagen weken of maanden,,, nul is nul) te zetten.

Een fasering in het project dwing je af door het op te splitsen. Een fase bestaat uit een aantal duidelijk gedefinieerde taken (waar echte activiteiten worden uitgevoerd) en minimaal 1 mijlpaal aan het eind van de fase. Dit kan bijvoorbeeld een opleverdocument zijn.

De samenvattingstaak zorgt voor een groepering van taken met het zelfde (sub)doel. De taken behelzen de activiteiten die uitgevoerd moeten worden. En mijlpalen geven een markering van een moment waarop een belangrijk onderdeel/fase is afgerond. In het plaatje hierboven is dit bijvoorbeeld het geschreven Plan van Aanpak (tevens het afronden van de initiatieffase).

Valkuil: Samenvattingstaken hebben in de regel geen voorafgaande of opvolgende taken! Taken en mijlpalen kunnen elkaar opvolgen. Maar een samenvattingstaak is niets minder dan een omhulsel voor de onderliggende activiteiten.

Een nieuwe taak (in een nieuwe fase) kan bijvoorbeeld pas starten wanneer een handtekening gezet is (dit is je mijlpaal uit een eerdere fase).

Goede afhankelijkheid:

Foute afhankelijkheid:

In de volgende publicaties bespreek ik stapsgewijs het invoeren van de WBS in MS Project 2010. Waarbij ik een aantal valkuilen behandel en het gewenste resultaat laat zien.