Hey wat is dit? Een stoffige blog, foei!

Beste lezers,

Mijn excuses voor het lange afwezig zijn om te schrijven over de mooie wereld van project management met MS Project.
De afwezigheid kan ik verklaren door te zeggen dat ik het héél druk heb gehad. Maar uiteraard maakt dat weinig uit voor jullie als lezers.
Zo ben ik bijvoorbeeld naar Australië geweest, maar heb ik daarvoor en daarna een hele zwik aan certificaten binnen gehaald. Hieronder het bewijs J. Voor de mensen die de 2010 certificering vreemd vinden (aangezien hij pas net uit is...). Deze heb ik als Beta versie getest en gehaald.

Ik hoop binnenkort weer een paar leuke interessante publicaties te doen op dit blog. See you next time!

Erik

Work Breakdown Structure – Deel 3

Mijn eerste serie publicaties gaat over de structuur waar MS Project mee werkt, onafhankelijk welke versie wordt gebruikt: de Work Breakdown Structure (of in het kort: de WBS).

Aanbrengen van de WBS

Wanneer ik bij organisaties kom of les geef in MS Project kom ik het geregeld tegen dat men zoekende is naar een structuur om te starten met plannen. Hiervoor hanteer ik de volgende stappen:

1. Noteer eerst alle taken waar je als manager/planner op wilt sturen. Vergeet hierbij niet belangrijke mijlpalen/succesmomenten te noteren.
2. Selecteer taken die onder een fase in het project vallen en geef deze selectie een samenvattingstaak.
3. Zorg daarna pas voor doorlooptijd.
4. Zorg als laatste voor de afhankelijkheid tussen de verschillende taken.

Mensen werken sneller en efficiënter als ze geconcentreerd één activiteit uitvoeren, dit is de reden waarom ik bovenstaand stappenplan aanhoud. Wanneer je eerst alle taken noteert krijg je snel het gevoel dat je structuur aanbrengt in je project. De daarop volgende stappen verfijnen dit proces. Uiteraard kun je tussentijds nog taken toevoegen die je over het hoofd hebt gezien.

Stap 1: alle taken noteren

Stap 2: fasen aanbrengen in de planning

Vervolgens zorgen we voor fasen in ons project. De fasen worden gekarakteriseerd door een samenvattingstaak en onderliggende taken en mijlpalen. In MS Project 2010 is het aanmaken van zo'n samenvattingstaak vereenvoudigd! Hiervoor gebruiken we de knop "overzicht".

Selecteer de taken die vallen onder een fase, klik vervolgens op de knop overzicht en een samenvattingstaak wordt bogen de geselecteerde taken geplaatst. Het is een bijkomend voordeel dat alle geselecteerde taken nu onderdeel uitmaken van de samenvattingstaak. Geef de samenvattingstaak de gewenste naam en herhaal deze handeling voor de overige fasen.

Stap 3: doorlooptijden bepalen

Onderschat deze stap niet! De doorlooptijd kan op willekeurige momenten aangepast worden, maar hoe dichter deze bij de realiteit komt hoe beter het project gepland is. De realiteit wordt benaderd wanneer de uitvoerende resources betrokken worden, de kengetallen in de organisatie al aanwezig zijn voor de betreffende taken en de manager/planner meer ervaren is met MS Project.

Stap 4: afhankelijkheden aanbrengen

Vergeet de valkuil uit deel 2 van deze serie niet! Zorg ervoor dat samenvattingstaken niet afhankelijk zijn van wat dan ook. Het zijn de activiteiten en mijlpalen die afhankelijkheden hebben.

Tip: Na deze handelingen wordt het project op enig moment gestart. Zodra het project start wil je de taken op automatisch gepland zetten. Dit omdat projecten een dynamisch verloop hebben (door Murphy verlopen taken helaas zelfden zoals gepland). In oudere versies van MS Project is dit niet nodig aangezien automatisch geplande taken daar de enige optie zijn.

In het laatste deel van deze serie publicaties zal ik de basislijn bespreken, dit is de laatste stap in het opzetten van een succesvolle WBS voor een nieuw project.

Kleurenschema in MS Project 2010

Wat een uitvinding! En wat een rust voor het oog! In MS Project 2010 (en trouwens ook in alle andere office 2010 applicaties) is het mogelijk om de achtergrondkleur te veranderen in drie thema's:

• Blauw
• Zilver en
• Zwart

Standaard heeft MS Project het kleurenschema op Zilver staan.

Mijn voorkeur gaat uit naar de Zwart variant. Aangezien ik dagelijks met de applicatie werk is dit een rustige weergave zonder veel felle kleuren. Ook zijn de verschillende knoppen in mijn optiek beter te onderscheiden in deze "kleur".

Om het kleurenschema in Project 2010 NL aan te passen volg je de volgende stappen:

Klik op de knop Opties in het menu Bestand.

Kies in het menuscherm voor het gewenste kleurenschema:

Ik ben erg nieuwsgierig of er meer mensen zijn die dit kleurenschema gebruiken en wat jullie bevindingen zijn.

Work Breakdown Structure – Deel 2

Mijn eerste serie publicaties gaat over de structuur waar MS Project mee werkt, onafhankelijk welke versie wordt gebruikt: de Work Breakdown Structure (of in het kort: de WBS).

Onderdelen van de WBS

In de vorige publicatie had ik de definitie gegeven van een project. Hieruit bleek dat een goede duidelijke structuur gewenst is. Gelukkig hebben we een dergelijke structuur tot onze beschikking in MS Project.

Een goede structuur in een project bestaat uit fasen, taken en mijlpalen. In de nieuwste versie van MS Project (2010) hebben we een aparte groep in het lint: invoegen (Nederlandse versie), insert (Engelse versie). Deze groep is te vinden onder de tap Taak/Task.

In vorige versies van MS Project was het invoegen van een taak de enige rechtstreekse mogelijkheid. Een samenvattingstaak werd gemaakt door de onderliggende taken te laten inspringen en een mijlpaal werd gemaakt door de duur van een taak op 0 (minuten dagen weken of maanden,,, nul is nul) te zetten.

Een fasering in het project dwing je af door het op te splitsen. Een fase bestaat uit een aantal duidelijk gedefinieerde taken (waar echte activiteiten worden uitgevoerd) en minimaal 1 mijlpaal aan het eind van de fase. Dit kan bijvoorbeeld een opleverdocument zijn.

De samenvattingstaak zorgt voor een groepering van taken met het zelfde (sub)doel. De taken behelzen de activiteiten die uitgevoerd moeten worden. En mijlpalen geven een markering van een moment waarop een belangrijk onderdeel/fase is afgerond. In het plaatje hierboven is dit bijvoorbeeld het geschreven Plan van Aanpak (tevens het afronden van de initiatieffase).

Valkuil: Samenvattingstaken hebben in de regel geen voorafgaande of opvolgende taken! Taken en mijlpalen kunnen elkaar opvolgen. Maar een samenvattingstaak is niets minder dan een omhulsel voor de onderliggende activiteiten.

Een nieuwe taak (in een nieuwe fase) kan bijvoorbeeld pas starten wanneer een handtekening gezet is (dit is je mijlpaal uit een eerdere fase).

Goede afhankelijkheid:

Foute afhankelijkheid:

In de volgende publicaties bespreek ik stapsgewijs het invoeren van de WBS in MS Project 2010. Waarbij ik een aantal valkuilen behandel en het gewenste resultaat laat zien.

Work Breakdown Structure – Deel 1

Mijn eerste serie publicaties gaat over de structuur waar MS Project mee werkt, onafhankelijk welke versie wordt gebruikt: de Work Breakdown Structure (of in het kort: de WBS).

Wat is een project?

Dit is een cruciale vraag die geregeld over het hoofd wordt gezien bij het gebruik van planningspakketten. Lukraak worden taken, mijlpalen, afhankelijkheden, etc. in het pakket gezet zonder een duidelijke structuur.

Ik ga bij mijn projecten uit van de volgende definitie: Een geheel van activiteiten met vooropgestelde doelstellingen, met als doel een uniek resultaat te genereren binnen een beperkt tijdskader en met beperkte middelen (mensen en materiaal).

Om tot een project te komen zijn een aantal zaken dus van wezenlijk belang, een project is:

• Afgezet in de tijd
  
• Heeft een aantal activiteiten om tot het uiteindelijke doel te komen
  
• Heeft een uniek resultaat
  

Deze informatie geeft een project direct een mate van complexiteit. En complexe handelingen vergen structuur. Vandaar de noodzaak van de Work Breakdown Structure. Deze structuur maakt het mogelijk om het project begrijpelijk te maken en ook behapbaar. Sommige projecten kunnen 2 tot 3 jaar duren, met een eeuwige lijst aan taken. Zonder structuur zou je niet willen werken met een dergelijke planning!

In MS Project bouwen we de WBS op door gebruik te maken van samenvattingstaken, taken en mijlpalen. Hierbij zijn de samenvattingstaken de titels van de fasen binnen het project, of wanneer het project complexer wordt de titels van subfasen. Taken zijn de werkelijke handelingen die uitgevoerd worden en mijlpalen zijn de "succesmomenten" aan het eind van de (sub)fase, waarbij een bepaald doel binnen het project wordt bereikt.

In de volgende publicaties bespreek ik stapsgewijs het invoeren van de WBS in MS Project 2010. Waarbij ik een aantal valkuilen behandel en het gewenste resultaat laat zien.