Mijn eerste serie publicaties gaat over de structuur waar MS Project mee werkt, onafhankelijk welke versie wordt gebruikt: de Work Breakdown Structure (of in het kort: de WBS).
Aanbrengen van de WBS
Wanneer ik bij organisaties kom of les geef in MS Project kom ik het geregeld tegen dat men zoekende is naar een structuur om te starten met plannen. Hiervoor hanteer ik de volgende stappen:
- Noteer eerst alle taken waar je als manager/planner op wilt sturen. Vergeet hierbij niet belangrijke mijlpalen/succesmomenten te noteren.
- Selecteer taken die onder een fase in het project vallen en geef deze selectie een samenvattingstaak.
- Zorg daarna pas voor doorlooptijd.
- Zorg als laatste voor de afhankelijkheid tussen de verschillende taken.
Mensen werken sneller en efficiënter als ze geconcentreerd één activiteit uitvoeren, dit is de reden waarom ik bovenstaand stappenplan aanhoud. Wanneer je eerst alle taken noteert krijg je snel het gevoel dat je structuur aanbrengt in je project. De daarop volgende stappen verfijnen dit proces. Uiteraard kun je tussentijds nog taken toevoegen die je over het hoofd hebt gezien.
Stap 1: alle taken noteren
Stap 2: fasen aanbrengen in de planning
Vervolgens zorgen we voor fasen in ons project. De fasen worden gekarakteriseerd door een samenvattingstaak en onderliggende taken en mijlpalen. In MS Project 2010 is het aanmaken van zo'n samenvattingstaak vereenvoudigd! Hiervoor gebruiken we de knop "overzicht".
Selecteer de taken die vallen onder een fase, klik vervolgens op de knop overzicht en een samenvattingstaak wordt bogen de geselecteerde taken geplaatst. Het is een bijkomend voordeel dat alle geselecteerde taken nu onderdeel uitmaken van de samenvattingstaak. Geef de samenvattingstaak de gewenste naam en herhaal deze handeling voor de overige fasen.
Stap 3: doorlooptijden bepalen
Onderschat deze stap niet! De doorlooptijd kan op willekeurige momenten aangepast worden, maar hoe dichter deze bij de realiteit komt hoe beter het project gepland is. De realiteit wordt benaderd wanneer de uitvoerende resources betrokken worden, de kengetallen in de organisatie al aanwezig zijn voor de betreffende taken en de manager/planner meer ervaren is met MS Project.
Stap 4: afhankelijkheden aanbrengen
Vergeet de valkuil uit deel 2 van deze serie niet! Zorg ervoor dat samenvattingstaken niet afhankelijk zijn van wat dan ook. Het zijn de activiteiten en mijlpalen die afhankelijkheden hebben.
Tip: Na deze handelingen wordt het project op enig moment gestart. Zodra het project start wil je de taken op automatisch gepland zetten. Dit omdat projecten een dynamisch verloop hebben (door Murphy verlopen taken helaas zelfden zoals gepland). In oudere versies van MS Project is dit niet nodig aangezien automatisch geplande taken daar de enige optie zijn.
In het laatste deel van deze serie publicaties zal ik de basislijn bespreken, dit is de laatste stap in het opzetten van een succesvolle WBS voor een nieuw project.
